由于市場競爭日益激烈導(dǎo)致大量產(chǎn)品從賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變、市場上的產(chǎn)品質(zhì)量差異巨大、多種不同性質(zhì)的經(jīng)濟體并存以及社會誠信體制的不健全等等原因，導(dǎo)致企業(yè)采購－付款業(yè)務(wù)變成了舞弊風(fēng)險的高發(fā)區(qū)。筆者將分上下兩期介紹采購．付款業(yè)務(wù)中的企業(yè)實踐中常用的預(yù)防舞弊風(fēng)險的方法。
由于市場激烈競爭導(dǎo)致賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變，使得采購-付款環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險的高發(fā)區(qū)。作為企業(yè)運營管理中的一項重要業(yè)務(wù)循環(huán)，采購-付款中各個環(huán)節(jié)都存在著潛在的舞弊風(fēng)險。其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重。作為企業(yè)管理者對此應(yīng)當(dāng)有充分的認(rèn)識。由于采購項目范圍廣闊，不同的采購項目和不同的采購環(huán)節(jié)就要采取不同的預(yù)防措施。同時這些預(yù)防措施需要配合使用方能生效。企業(yè)采購事項主要包括：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設(shè)備采購、備品備件采購、工程材料采購，各種服務(wù)，如保險、水電氣、軟件，甚至外包項目等。企業(yè)采購與付款循環(huán)從實踐的角度看，主要可以分成六個環(huán)節(jié)，分別是供應(yīng)商開發(fā)、簽訂采購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款。這六個環(huán)節(jié)中每個都有其關(guān)鍵控制點。其實在這六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外，還有一個非常重要的貫穿業(yè)務(wù)全部的業(yè)務(wù)就是內(nèi)部計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。下面將結(jié)合各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的舞弊風(fēng)險談一談預(yù)防的措施和方法。預(yù)防舞弊風(fēng)險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務(wù)會計領(lǐng)域中已經(jīng)普遍得到采用。在采購領(lǐng)域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應(yīng)當(dāng)包含在以上六個采購環(huán)節(jié)中。例如在供應(yīng)商開發(fā)環(huán)節(jié)，為了預(yù)防傳統(tǒng)的供應(yīng)商開發(fā)中的舞弊行為，目前企業(yè)普遍采用供應(yīng)鏈管理模式。建立合格供應(yīng)商目錄清單并且規(guī)定從目錄中選擇供應(yīng)商。在開發(fā)供應(yīng)商的過程中，采購部門的職責(zé)受到嚴(yán)格限制。決定采購哪家企業(yè)的產(chǎn)品，主要取決于負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師。根據(jù)企業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定，負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師將負(fù)責(zé)對擬進入企業(yè)供應(yīng)商目錄的商家或廠家進行全面的質(zhì)量評審。類似通用和福特一類的大公司，其質(zhì)量工程師具有否決不合格廠家進入供應(yīng)商目錄的權(quán)利。這樣做的目的就是通過引進質(zhì)量部門，將采購過程中的供應(yīng)鏈開發(fā)的部分職權(quán)分散到非采購部門，從而達到內(nèi)部牽制的目的。同時，在決定供應(yīng)商是否能進入企業(yè)的供應(yīng)商目錄過程中，為了預(yù)防質(zhì)量工程師的舞弊，由企業(yè)成立的、由多個部門組成的采購管理委員會將最后共同做出決定。目前許多大型企業(yè)會根據(jù)實際情況成立一個跨部門的采購管理委員會。該委員會通常由采購部、財務(wù)部、質(zhì)量部以及物流部等有關(guān)部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式?jīng)Q定企業(yè)的重大采購業(yè)務(wù)，主要包括：確認(rèn)合格供應(yīng)商、批準(zhǔn)重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達采購訂單環(huán)節(jié)，許多企業(yè)將該權(quán)力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達訂貨數(shù)量的職權(quán)就劃歸到物流部門。在驗收貨物環(huán)節(jié)，檢驗的權(quán)利則又轉(zhuǎn)到質(zhì)檢部門和物流部門共同行使。在確定應(yīng)付賬款和支付貨款環(huán)節(jié)，確認(rèn)應(yīng)付款的權(quán)利由生產(chǎn)部門(或物流部門)和財務(wù)部門共同行使；支付貨款則由財務(wù)部依據(jù)公司財務(wù)政策和采購委員會確定的付款計劃辦理付款。因此說組織牽制控制法貫穿于整個采購付款循環(huán)之中。主要是通過分散職權(quán)、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發(fā)生設(shè)置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實際運營中提高整個企業(yè)的運營效率并降低成本。眾所周知，獨家采購除了容易導(dǎo)致供貨不穩(wěn)定的風(fēng)險外，還是導(dǎo)致采購舞弊的重要原因。為此當(dāng)前的一些跨國企業(yè)通常會在確定供應(yīng)商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應(yīng)商進行全面考察后，確定一到兩家供應(yīng)商為企業(yè)供貨。這個政策本身就具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應(yīng)商的機會；集中供應(yīng)商則可以擴大采購數(shù)量，達到降低采購成本和簡化采購管理的目的。過去那些采用太多供應(yīng)商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨的穩(wěn)定性，增加供應(yīng)商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠來看，并不利于企業(yè)。當(dāng)供應(yīng)商數(shù)量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質(zhì)量下降并且演繹出劇情復(fù)雜的舞弊大戲。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)是預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要手段。把握好獨家采購與集中采購的度，是企業(yè)制訂采購政策要考慮的關(guān)鍵。作為內(nèi)部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環(huán)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)控部門和人事行政管理部門，應(yīng)當(dāng)定期對企業(yè)所有敏感崗位的員工進行利益沖突調(diào)查。在采購-付款循環(huán)中的各個業(yè)務(wù)崗位的員工當(dāng)然也是被調(diào)查對象。這里的人員包括：所有采購部采購業(yè)務(wù)人員；設(shè)備管理部的設(shè)備工程師；質(zhì)量部參加供應(yīng)商開發(fā)的質(zhì)量工程師、質(zhì)量檢驗人員、理化室分析化驗人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產(chǎn)部領(lǐng)料人員(或者物流部生產(chǎn)現(xiàn)場領(lǐng)料人員)；財務(wù)部所有會計人員，包括ERP系統(tǒng)電腦錄入人員。在招聘上述崗位業(yè)務(wù)人員前，人力資源部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對擬招聘人員進行利益沖突調(diào)查。當(dāng)上述人員和供應(yīng)商以及公司內(nèi)部的上級主管人員之間存在潛在利益沖突關(guān)系時，公司就應(yīng)當(dāng)要求這些業(yè)務(wù)人員回避。而這些業(yè)務(wù)人員自己也應(yīng)當(dāng)主動提出回避要求。這里特別需要注意處理好這種情況：當(dāng)個別處于關(guān)鍵崗位、具有特殊技能的主管或?qū)＜?，如果和供?yīng)商之間存在潛在利益沖突關(guān)系時，通常的做法是該業(yè)務(wù)人員的意見僅作為參考，或者根據(jù)實際情況引入第三方進行判斷。 在預(yù)防采購舞弊風(fēng)險中，職工的自律承諾，特別是采購業(yè)務(wù)人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業(yè)內(nèi)控主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對風(fēng)險不同分別起草業(yè)務(wù)人員保證書格式，然后對業(yè)務(wù)人員進行培訓(xùn)。最后由業(yè)務(wù)人員簽署歸檔。涉及到采購-付款循環(huán)的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內(nèi)容是針對行業(yè)和業(yè)務(wù)中存在的潛在舞弊風(fēng)險和業(yè)務(wù)事項，事先對業(yè)務(wù)人員的行為進行特別規(guī)范，這和企業(yè)管理程序中的要求有一定不同，但卻是構(gòu)成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對采購人員特別設(shè)計。內(nèi)容主要包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和供應(yīng)商、代理商的交往原則、收禮政策，遵守信息發(fā)布規(guī)矩等。特別要對自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現(xiàn)處罰難以落實的情況。企業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)的采購環(huán)境、行業(yè)特點以及過去經(jīng)常發(fā)生的舞弊情況等具體設(shè)計，保證采購人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員對內(nèi)控政策事先有充分的了解。對于高級管理人員則通常需要填寫自律申明；對網(wǎng)絡(luò)管理人員(企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)管人員)則要有職業(yè)自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網(wǎng)管人員職業(yè)自律申明對采購-付款業(yè)務(wù)中的六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險的作用。在跨國公司中，企業(yè)通常會在內(nèi)部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關(guān)系處理規(guī)定中，都會明確規(guī)定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂。員工行為守則對包括采購業(yè)務(wù)人員在內(nèi)的全體員工均有效。該政策也對整個采購-付款環(huán)節(jié)有效。為了預(yù)防各種舞弊行為的產(chǎn)生，企業(yè)也會建立特別的舞弊案件舉報處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計、內(nèi)部控制、紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門會設(shè)立一個舞弊案件舉報中心，接受來自企業(yè)員工或外部相關(guān)單位和人員的舉報。這里包括來自供應(yīng)商的舉報。舉報中心可以分為：企業(yè)內(nèi)部舉報中心和總部舉報中心?？偛颗e報中心通?？梢杂蓛?nèi)控部、總部紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門聯(lián)合組成。舉報中心的有關(guān)聯(lián)系方法應(yīng)當(dāng)在企業(yè)內(nèi)部予以公布。也應(yīng)該列入企業(yè)與供應(yīng)商簽署的陽光協(xié)議中。當(dāng)供應(yīng)商在和企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員處理各個業(yè)務(wù)過程中，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工利用職權(quán)對供應(yīng)商提出不合理的利益要求時，或者供應(yīng)商在拒絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據(jù)刁難者的級別情況分別向不同的中心提出舉報。對于涉及企業(yè)高層管理者或主管采購業(yè)務(wù)的管理者，供應(yīng)商可以直接向集團舉報中心舉報。舞弊案件舉報規(guī)定同樣對全部采購-付款環(huán)節(jié)有效。作為控制和預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要政策，企業(yè)應(yīng)該制訂內(nèi)控和內(nèi)審人員對供應(yīng)商進行訪問的規(guī)定。企業(yè)除了高層領(lǐng)導(dǎo)-總經(jīng)理、主管采購的副總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)要定期或不定期地訪問供應(yīng)商外，內(nèi)控人員或者內(nèi)部審計人員也應(yīng)當(dāng)在檢查審計過程中，對被審計單位的供應(yīng)商進行隨機抽查訪問。內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商可以直接了解供應(yīng)商對被審計企業(yè)相關(guān)人員的看法。內(nèi)控人員在訪問供應(yīng)商時，將告知供應(yīng)商關(guān)于有關(guān)人員訪問的具體規(guī)定。如果供應(yīng)商向內(nèi)控人員舉報的情況經(jīng)調(diào)查后確認(rèn)屬實，被審計企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員將立即被調(diào)離工作崗位并受到紀(jì)律處分。絕不能給企業(yè)員工留下日后報復(fù)供應(yīng)商的機會。內(nèi)控或內(nèi)審人員直接訪問供應(yīng)商，可以從特殊渠道對本企業(yè)員工遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督和威懾作用。內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商機制可以對采購-付款循環(huán)中的各個主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險產(chǎn)生預(yù)防作用。在企業(yè)制定的一系列預(yù)防舞弊風(fēng)險的政策措施中，其實最重要的措施就是日常的業(yè)務(wù)處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標(biāo)通常是為了解決成本、效率和質(zhì)量控制方面的問題。但是在實際運用這些管理程序時，對這些程序或政策只要稍加調(diào)整就可以起到預(yù)防潛在舞弊風(fēng)險的作用。就預(yù)防采購-付款循環(huán)中的舞弊風(fēng)險來說，這些業(yè)務(wù)處理程序或政策就有許多，包括：(1)采購政策中的“貨比三家”原則。即對企業(yè)的重大采購事項，應(yīng)當(dāng)進行多家比價然后擇優(yōu)選擇。該政策的初始目的是為了采購到質(zhì)量與成本匹配最合理的產(chǎn)品，從而在選擇供應(yīng)商時采取的一項政策。但是后來發(fā)現(xiàn)，這樣做的好處還可以預(yù)防獨家采購所形成的舞弊風(fēng)險。作為當(dāng)前國際上采購中的主流政策規(guī)定，多家詢價已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所采用。(2)質(zhì)量管理中的檔案管理規(guī)定。為保持對購買產(chǎn)品的質(zhì)量進行追溯，企業(yè)要求采購部對所有購買的產(chǎn)品建立供應(yīng)商檔案。這種供應(yīng)商檔案的建立，可以避免采購業(yè)務(wù)人員壟斷采購信息，從而預(yù)防采購人員和供應(yīng)商之間建立非正常的業(yè)務(wù)關(guān)系。(3)各種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗程序。建立企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，原來的目的是為了控制產(chǎn)品質(zhì)量。但是在驗收供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量時，這些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以在一定程度上預(yù)防供應(yīng)商和檢驗人員形成特殊關(guān)系。(4)5s管理。所謂“5s”管理是指生產(chǎn)過程中的一種現(xiàn)場管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養(yǎng))發(fā)音的第一個字母“s”，所以統(tǒng)稱為5s。5s活動不僅能夠改善生產(chǎn)環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、產(chǎn)品品質(zhì)、員工士氣，其實還有預(yù)防包括采購舞弊風(fēng)險的作用。5s通常會被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環(huán)境，可以有效預(yù)防貨物驗收環(huán)節(jié)的潛在舞弊風(fēng)險。(5)精益生產(chǎn)管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產(chǎn)品開發(fā)、作業(yè)、供應(yīng)商和客戶關(guān)系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與過去的大量生產(chǎn)系統(tǒng)相比，精益生產(chǎn)以消耗較少的人力、空間、資金和時間制造最少缺陷的產(chǎn)品，以準(zhǔn)確的滿足客戶的需要”。在具體實施精益生產(chǎn)過程中，減少存貨是其中的一個重要內(nèi)容。為了達到降低存貨的目的，企業(yè)必須實行包括按訂單生產(chǎn)方式購買原材料，預(yù)防產(chǎn)生超額存貨。這里除了有降低存貨和提高存貨周轉(zhuǎn)率的作用外，精益生產(chǎn)思想還可以在一定程度上預(yù)防采購-付款循環(huán)中的訂貨環(huán)節(jié)潛在的舞弊風(fēng)險，主要是超額采購風(fēng)險。以求多賣產(chǎn)品擴大銷售數(shù)量是供應(yīng)商的基本目的，下達訂單的業(yè)務(wù)人員為此通常容易和供應(yīng)商形成特殊的利益關(guān)系。(6)庫房管理程序。在庫房的收發(fā)檢驗規(guī)定中，有許多規(guī)定直接具有預(yù)防存貨收發(fā)過程中舞弊風(fēng)險的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規(guī)定；貨物理化指標(biāo)取樣、分析和鑒定規(guī)定；貴金屬和危險化學(xué)品庫房的收發(fā)管理規(guī)定；露天堆場的管理規(guī)定等等。這里特別要強調(diào)的是對供應(yīng)商不合格品的讓步接受管理規(guī)定等等。(7)采購合同審核程序。企業(yè)對采購合同設(shè)置內(nèi)部審核程序，一方面可以避免和供應(yīng)商之間日后產(chǎn)生各種商務(wù)糾紛的風(fēng)險，同時也具有約束采購部業(yè)務(wù)人員和供應(yīng)商之間的行為。(8)采用先進的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這里包括：ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)和OA自動化辦公系統(tǒng)。ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)可以有效控制存貨數(shù)量，采用這個系統(tǒng)將形成以訂單拉動生產(chǎn)并下達采購訂單。從而有效控制超額采購問題。OA系統(tǒng)可以將授權(quán)審批落實到具體的業(yè)務(wù)處理過程中。在采購-付款循環(huán)中的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，業(yè)務(wù)處理人員和審批人員將通過預(yù)設(shè)的權(quán)限處理各自的業(yè)務(wù)。以上所舉的例子只是一部分，這些例子說明，在制定企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)管理程序和規(guī)定時，如果事先就考慮到預(yù)防舞弊風(fēng)險的問題，那么就能有執(zhí)行這些業(yè)務(wù)程序時達到控制和預(yù)防舞弊風(fēng)險的作用。最后，還要特別說明，上述各種預(yù)防舞弊的方法和措施沒有哪個方法是絕對有效的，必須根據(jù)本企業(yè)自身的實際情況配伍使用。發(fā)生在企業(yè)層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會道德層面和公司治理的高度來考慮解決。
