數(shù)電發(fā)票已經(jīng)在全國范圍內(nèi)受票試點(diǎn)，然而還是有很多小伙伴搞不清楚到底應(yīng)該保存哪種格式入賬？今天，小編就帶大家一探究竟！
數(shù)電發(fā)票有哪幾種格式？就目前政策來看，數(shù)電發(fā)票共有3種格式：OFD、PDF、XML。PDF文件是我們最常收到的格式。事實(shí)上，PDF是給納稅人員的預(yù)覽，納稅人可以打印PDF文件，以紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬的憑證，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持對發(fā)票監(jiān)章和電子簽名有效性的查驗(yàn)。OFD是報(bào)銷入賬歸檔的電子憑證，并且，其樣式跟PDF沒有區(qū)別。而兩者最大的區(qū)別在于，OFD能在“增值稅電子發(fā)票板式文件閱讀器”中查驗(yàn)發(fā)票監(jiān)制章和電子簽名的有效性。XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代碼，記錄發(fā)票的全部元數(shù)據(jù)，其樣式 如下：5月17日，財(cái)政部會計(jì)司公布了電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知，其中，明確了數(shù)電票報(bào)銷歸檔的保存方式：接收方取得數(shù)電票報(bào)銷入賬歸檔的，第一，接收方可以根據(jù)《通知》第三條、第五條的規(guī)定，僅使用數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML文件進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔，可不再另以紙質(zhì)形式保存。第二，接收方如果需要以數(shù)電票的PDF、OFD格式文件的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《通知》第四條的規(guī)定，同時(shí)保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件。1、接收方接收完數(shù)電票后，無需打印，直接以XML文件進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔即可。2、接收方如果確實(shí)需要打印數(shù)電票的，除了要保存紙質(zhì)版發(fā)票外，還要保存XML格式電子文件。因此，財(cái)務(wù)人員注意了：數(shù)電票接收以后，無論打不打印，都要保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件！除了數(shù)電票以外，財(cái)政部還發(fā)布了其余發(fā)票（如鐵路電子客票等）的電子憑證的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，大家可通過財(cái)政部官網(wǎng)下載。建議財(cái)務(wù)人打印出來，隨時(shí)學(xué)習(xí)！一、數(shù)電票非開票試點(diǎn)地區(qū)納稅人使用各地“增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺”，進(jìn)入“稅務(wù)數(shù)字賬戶模塊”，通過篩選，可以查詢接收通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具的發(fā)票。此外，也可取得銷售方以電子郵件、二維碼等方式交付的全電發(fā)票。進(jìn)入后，選擇含有數(shù)字簽名的XML格式的數(shù)電票即可。二、數(shù)電票開票試點(diǎn)地區(qū)
納稅人使用各地“電子稅務(wù)局”，進(jìn)入“我要辦稅——稅務(wù)數(shù)字賬戶模塊”通過篩選，可以查詢接收通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具的發(fā)票。下面財(cái)叔以深圳市為例，提供具體的操作流程（各個(gè)地區(qū)的具體操作方式可能有差異，具體以當(dāng)?shù)氐囊蟛僮鳛闇?zhǔn)）。此外，也可取得銷售方以電子郵件、二維碼等方式交付的全電發(fā)票。進(jìn)入后，選擇含有數(shù)字簽名的XML格式的數(shù)電票導(dǎo)出即可。下載以后到批量導(dǎo)入導(dǎo)出進(jìn)度查詢，查詢進(jìn)度，處理完成后，下載即可。下載以后是一個(gè)壓縮文件，保存這個(gè)壓縮文件即可?？梢愿鶕?jù)實(shí)際管理需要按月進(jìn)行保存。
為了方便理解，給大家準(zhǔn)備了一張流程圖：1.電子發(fā)票、電子憑證的獲取和存儲：企業(yè)通過郵箱下載、稅務(wù)局網(wǎng)站下載等渠道獲取數(shù)電票數(shù)字簽名的XML數(shù)據(jù)文件。2.票據(jù)存儲：將獲取的數(shù)電票存儲至發(fā)票池。對于無報(bào)賬系統(tǒng)（如報(bào)銷系統(tǒng)或發(fā)票池）支撐文件獲取和存儲的企事業(yè)單位，建議由員工手工下載至本地存儲。3.文件驗(yàn)簽、發(fā)票驗(yàn)真：在進(jìn)行報(bào)銷入賬之前，企業(yè)需對接收的帶數(shù)字簽名的XML格式的數(shù)電票遵從現(xiàn)有的稅收征管要求進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)，以保證發(fā)票的真實(shí)性。只有查驗(yàn)成功的發(fā)票才可報(bào)銷入賬，企業(yè)記錄發(fā)票的驗(yàn)真、驗(yàn)簽信息。4.解析XML文檔：自行或調(diào)用財(cái)政部提供的免費(fèi)電子憑證工具包解析接收的XML文件，并存入發(fā)票池。5.根據(jù)數(shù)電票是否是增值稅專票，如果是專票則進(jìn)行5.1和5.2處理。5.1.發(fā)票抵扣：數(shù)電票關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)入賬后，依據(jù)稅務(wù)總局的要求進(jìn)行抵扣處理，抵扣確認(rèn)后保存到發(fā)票池，記錄發(fā)票的抵扣信息。5.2.進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出：發(fā)票進(jìn)行抵扣后，企業(yè)根據(jù)發(fā)票用途的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出處理，并將發(fā)票轉(zhuǎn)出信息記錄到發(fā)票池。6.資金支付：對于需要付款類業(yè)務(wù)，可以由資金系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理審批后完成資金支付。信息化較好的企業(yè)單位按《數(shù)電票標(biāo)準(zhǔn)》的要求根據(jù)銀行回單回寫電子憑證支付狀態(tài)位信息。7.會計(jì)記賬：核算系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷業(yè)務(wù)信息、數(shù)電票的電子憑證信息，同時(shí)按照《數(shù)電票標(biāo)準(zhǔn)》要求回寫電子憑證狀態(tài)位信息。8.歸檔準(zhǔn)備：企業(yè)可設(shè)定歸檔前的文件生成準(zhǔn)備時(shí)機(jī)，自行或借助財(cái)政部的免費(fèi)工具包生成電子憑證-入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件。并將記賬憑證、報(bào)銷單、數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件、電子憑證入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件等文件打包形成電子會計(jì)憑證文件。9.會計(jì)資料歸檔：單位需按照財(cái)政部的監(jiān)管要求，按照財(cái)政部、國家檔案局《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 檔案局令第79號）和《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會〔2020〕6號）的相關(guān)要求，參考《電子會計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）和《行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財(cái)務(wù)報(bào)銷電子會計(jì)憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范》（DA/T 95—2022），將上述電子會計(jì)憑證文件進(jìn)行歸檔，以備財(cái)政部相關(guān)監(jiān)管部門查驗(yàn)。附：數(shù)電票收集、整理、歸檔（在線版及線下版）流程會計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)匯總整理屬于歸檔范圍的電子會計(jì)憑證（如記賬憑證、含數(shù)電票的原始憑證）及其元數(shù)據(jù)，并通過歸檔接口傳輸至電子會計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)。收集完成后，應(yīng)及時(shí)對電子會計(jì)憑證進(jìn)行分類、組件、組卷、編號等整理操作。分類：推薦采用會計(jì)資料形式-會計(jì)年度-保管期限分類法，并劃定“門類號”為會計(jì)類（KU）、“形式”為憑證（PZ）、保管期限為30年；組件：按記賬憑證號進(jìn)行組件，以電子記賬憑證為主件，電子記賬憑證、電子報(bào)賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證等組成一件；件內(nèi)按電子記賬憑證、電子報(bào)賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證的順序排列；組卷：按適當(dāng)?shù)臅r(shí)間周期對已組件的電子會計(jì)憑證進(jìn)行組卷，卷內(nèi)按記賬憑證號先后順序排列；案卷按卷號先后順序排列。實(shí)行憑證分類管理的單位，可按類型結(jié)合時(shí)間進(jìn)行組卷，一般同類型的電子會計(jì)憑證組成一卷；編號：推薦采用全宗號-門類號（KU）-形式（PZ）-年度-案卷號-件號（卷內(nèi)序號）的結(jié)構(gòu)編制檔號，案卷號和件號可由4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用0補(bǔ)足。經(jīng)整理的電子會計(jì)憑證在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。注意：電子會計(jì)憑證檔案應(yīng)同時(shí)實(shí)施在線和離線存儲。采用線下方式報(bào)銷入賬的單位，記賬憑證、原始憑證及數(shù)電票的打印件等一般采用紙質(zhì)方式收集、整理、歸檔，數(shù)電票應(yīng)按以下方法進(jìn)行收集、整理、歸檔：根據(jù)紙質(zhì)載體會計(jì)憑證卷（冊）情況，在磁盤、U盤等存儲載體上建立相應(yīng)文件夾。一般一個(gè)月為一卷（冊）建立一個(gè)文件夾；將數(shù)電票按其關(guān)聯(lián)的記賬憑證所屬卷（冊）拷貝至相應(yīng)文件夾；將相應(yīng)紙質(zhì)載體會計(jì)憑證的檔號、保管期限等信息填入報(bào)銷入賬過程中形成的電子發(fā)票臺賬中；將數(shù)電票的會計(jì)期間、數(shù)量、移交人、其他需要說明的情況（如非通用格式文件說明）等編制成TXT文件；例如：2020年1-12月數(shù)電票，共555件，張三移交，并按照以下所示結(jié)構(gòu)圖存儲于數(shù)電票文件夾中。將電子會計(jì)檔案登記表及其紙質(zhì)文件、數(shù)電票、說明文件和其他紙質(zhì)檔案在規(guī)定時(shí)限內(nèi)移交檔案人員。
